税務・財務情報その他

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履歴書や顧客情報の処分で注意することは?

総務部の責任者をしています。この度オフィスを移転することになり、これを機に不要な書類を一斉に処分することとなりました。
これらの中には、人材採用を行った際に応募のあった履歴書や、現在は使用していない顧客リストなどが含まれています。
処分にあたっては、紙もCD-ROMもシュレッダーにかけて読み取り不能な状態にし、完全焼却の処分にする予定です。
以上の対応の他に、何か注意点はあるでしょうか?


廃棄の際の情報漏洩に配慮がなされており、問題ない対応といえますね。
個人情報保護法では、保有する個人データを安全に管理することを求められていますが、 処分する際も同様で、確実に廃棄し、漏洩などのトラブルが起きないよう配慮しなければなりません。
今回のケースでは、処分方法そのものには問題ありませんが、個人データを確実に廃棄したという履歴をしっかり残すこともされてはいかがでしょうか。
具体的には、廃棄した個人データの内容、廃棄方法および処理日を台帳に記録するのです。
これを機に「個人データ台帳」を作成し、保有している個人データの管理状況を可視化しておくと安全確実な個人データの管理が可能となりますよ。



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